En tant qu’architecte d’entreprise, au contact de nombreuses organisations de grandes tailles et maîtrisant les cadres de référence reconnus (TOGAF en particulier), je préconise les meilleures pratiques pour transformer les systèmes d’information,  sur la base d’un état des lieux factuel, de l’observation terrain, d’expérimentations et des déploiements opérés. Voici la synthèse de ces préconisations en 10 clés essentielles.

Clé n° 1 : Initier une boucle d’amélioration continue

Cette clé est issue du constat de l’échec des opérations de « task force » violentes et sans suite, qui laissent un goût amer à leurs sponsors, acteurs et bénéficiaires. Cela incite de nombreuses organisations à réfléchir en termes de « petits pas » réguliers.

Les bonnes pratiques s’inspirent beaucoup du cycle de l’Architecture Development Method (ADM) de TOGAF et de la roue de Deming « Plan-Do-Check-Act » (PDCA). Il s’agit d’itérer sur des périodes infra-annuelles pour éviter un effet tunnel. À chaque début d’itération, les priorités sont réévaluées en fonction de la maturité acquise.

Pour activer la boucle d’amélioration continue, il est nécessaire de définir le modèle itératif (par exemple l’ADM) et de formaliser les axes de progrès. TOGAF étant d’origine anglo-saxonne, il lui manque une perspective fonctionnelle pour être totalement en adéquation avec l’urbanisation du système d’information (SI) pratiquée en France. Ce n’est pas un souci dans la mesure où l’on peut ajuster ADM pour activer une vue fonctionnelle, un espace propice à une synergie métier/IT très intéressante.

Voici quelques exemples d’axes de progrès retenus par l’un de nos clients :

• Time to market,
• Expérience utilisateur,
• Scalabilité fonctionnelle,
• Maîtrise du patrimoine,
• Réutilisation des socles digitaux,
• APIsation (interfaçage des applications),
• Gouvernance des données.

Radar à 7 axes stratégiques pour le SI et 3 itérations successives

Clé n°2 : Aligner le SI sur le métier

Le déclencheur est ici le taux toujours anormalement élevé de projets de transformation qui ne délivrent pas les bénéfices attendus.

Le caractère « aligné sur les enjeux métier » du schéma directeur du système d’information (SDSI) est déterminant, sans lequel, en l’absence fréquente de conduite du changement pour agir sur le registre humain, de nombreux projets de transformation échouent.

En conséquence, les initiatives IT doivent explicitement découler d’un besoin métier.

Schéma des approches descendantes et montantes combinées

Les DSI, à travers la veille, exploitent les opportunités technologiques. Cependant, il est tout aussi indispensable d’adosser le SDSI à une représentation des enjeux métier validée par les référents dans les directions métier.

Or la grande difficulté est de disposer d’une cartographie des processus métier. Il est rare que les directions métier investissent dans ce chantier et ce n’est pas la prérogative de la DSI. Nous verrons plus loin une solution alternative avec la démarche par objets métier.

Clé n°3 : Apporter de la cohérence avec un métamodèle

Cette clé vient de la difficulté de mettre en cohérence les nombreux chantiers engagés et du constat qu’ils ne s’imbriquent pas comme idéalement dans un jeu de Lego.

L’architecture du SI s’exprime au travers de plusieurs perspectives et de nombreux concepts. Le plus grand challenge des architectes est de mettre tout cela en cohérence. Pour cela, le métamodèle est ce qui existe de plus efficace. Il fournit une grammaire et une boussole afin d’organiser les chantiers. Nous expliquons en détail ce métamodèle dans un article dédié.

Schéma du métamodèle de vision holistique

Clé n°4 : Clarifier les rôles d’architectes

Les architectes que nous venons d’évoquer sont de types variés, avec des champs d’action différents et complémentaires :

• Les architectes d’entreprise,
• Les architectes fonctionnels,
• Les architectes solutions (ou applicatifs),
• Les architectes techniques (ou d’infrastructure).

Schéma des types d’architectes du SI

Il est important de définir et partager la répartition des prérogatives grâce à des fiches de rôle synthétiques, mettant l’accent sur le portage d’enjeux et les interactions.

Fiche du rôle d’architecte d’entreprise

Clé n°5 : Adopter le découpage en zones, quartiers et îlots

Le besoin est de structurer le système d’information en blocs pour identifier les leviers d’optimisation et ne pas construire une usine à gaz non maintenable et non évolutive. On parle communément de Plan d’Occupation des Sols (POS), également appelé Plan d’Urbanisme.

S’il est compliqué de disposer d’une cartographie des processus métier, en revanche il est rapide de composer un découpage des grands domaines métier, agnostique de l’organisation humaine et pouvant ainsi résister aux changements d’organigramme.

Le but est d’évaluer :

• le niveau de couverture fonctionnelle offert par le SI aux métiers,
• les mutualisations possibles,
• les redondances avérées.

Schéma de la logique de blocs en urbanisation du SI

Clé n°6 : Partager un langage commun

Un constat dressé fréquemment est que les équipes se comprennent mal, entre elles et en leur sein, par le choc d’interprétations personnelles. Cela ralentit le déroulé des projets de transformation.

Le partage d’un vocabulaire commun de façon innée et spontanée est une illusion tenace. Coconstruire avec les parties prenantes (métier et IT) un glossaire est un levier d’efficacité puissant. Le concept d’objets métier que nous verrons plus loin permet de lever de nombreuses ambiguïtés sémantiques. Le glossaire est une extension du métamodèle (lui utilisé par les experts) à destination de tous.

Ce langage commun est le parfait point de départ vers une forme structurée : le modèle d’objets métier (MOM) permettant la mise en cohérence des concepts et offrant une vision non-processée très pragmatique du métier. Le MOM est une vision facile à partager avec le métier, nécessitant peu de mise à jour, car relativement peu chamboulée par l’évolution de l’organisation ou des processus. Le MOM est un socle fondamental à la compréhension et aux analyses d’impacts sur les processus, les procédures et les systèmes. Il structure également les travaux autour de la gestion des données, notamment concernant les activités d’architecture et de modélisation, de gestion des documents ou contenus, ou encore de gestion des métadonnées.

Exemple de MOM issu d’un cas réel

Notre démarche Objets Métier montre à quel point le MOM est selon nous fondamental.

Schéma de la démarche par les objets métier en 6 étapes

Clé n°7 : Superposer visions actuelles et cibles

À l’origine de cette clé est l’effort excessif induit par le respect aveugle des dogmes énoncés par les guides d’urbanisation du SI.

Ces derniers évoquent souvent une cartographie de l’existant et une autre pour la cible. Tout cela est très couteux en temps et introduit la difficulté de voir rapidement les écarts. Pour ces raisons, nous préférons une représentation unique utilisant des jeux de couleurs pour distinguer l’existant et la cible. L’analyse d’écart permet de construire un plan de transition.

Schéma d’un Plan d’Occupation du Sol applicatif avec plusieurs horizons de temps

Clé n°8 : Réduire le jeu de diagrammes

Le déclencheur de ce point est la volonté de maîtriser le ratio effort/valeur dans la production cartographique.

Chaque diagramme ou matrice coûte en construction et en actualisation. C’est pourquoi il est crucial de sélectionner avec vigilance les représentations utiles, utilisables et utilisées. Notre kit optimal se compose de :

• Vue métier
  • Le découpage de l’écosystème en domaines métiers
  • Le modèle des objets métier
  • Le cycle de vie des objets métier
• Vue fonctionnelle
  • Le catalogue de services fonctionnels
  • L’écart de couverture entre existant et cible
• Vue applicative
  • Le diagramme des applications marquées d’un degré de pérennité
  • L’annuaire des flux de donnée entre les applications
• Vue technique
  • Le diagramme d’architecture technique
  • Le modèle physique de données

Clé n°9 : Mettre en place des outils collaboratifs

Ici nous cherchons des leviers pour faciliter la coopération des équipes.

La coopération est essentielle pour construire un schéma directeur et urbaniser le SI. Il s’agit d’une culture de travail ensemble à promouvoir et à outiller, de façon à permettre échanges et partages synchrones et asynchrones. Nous suggérons la mise en œuvre à minima de 4 types d’outils :

• Le forum de discussion comme vecteur de capitalisation et de coopération ;
• Le Wiki pour mettre à disposition le patrimoine informationnel le plus simplement possible ;
• Une solution d’animation d’ateliers à distance avec tableau interactif (Miro, Beekast, iObeya, Mural, Klaxoon, etc.) ;
• Et le référentiel d’architecture d’entreprise supportant les différentes visions et les analyses des bâtisseurs du système d’information.

Nous détaillons l’utilisation de la plateforme collaborative Miro dans un article dédié.

Clé n°10 : Ne pas faire de la solution de modélisation une finalité

La mise en œuvre d’un référentiel cartographié, grâce à un outillage ad hoc, est très utile pour maîtriser le patrimoine, partager la vision métier et mener des analyses d’impact et de cause.

La mauvaise surprise est que la croyance en un outil faisant tout et que l’investissement en licences logicielles n’ont pas amélioré seuls l’efficacité de l’organisation.

Schéma des bénéfices d’un référentiel métier

De fait, il ne faut pas considérer les solutions de cartographie (ARIS, MEGA, Signavio, iServer, etc.) comme une finalité. La logique, le métamodèle sous-jacent et le consensus de représentation sont plus importants. Sans ces éléments, la technologie ne résout rien.

Conclusion

Avancer pas à pas (clé n°1), rester concentré sur les enjeux stratégiques (clé n°2), mettre en cohérence (clé n°3), clarifier le rôle de chacun (clé n°4), découper et organiser les sujets (clé n°5), établir un langage commun (clé n°6), simplifier les représentations (clés n°7 et 8), favoriser et outiller la coopération (clé n°9) et enfin ne pas se tromper de finalité (clé n°10) sont l’expression du bon sens qu’il est souvent nécessaire de réactiver, au lieu de foncer tête baisser. Alors, soyez lucides et réfléchis pour votre bien et celui de votre SI.