Pour bien communiquer autour des processus, il est intéressant d’élaborer une fiche synoptique qui synthétise les aspects essentiels. Il s’agit d’offrir un premier niveau de lecture qui évite d’entrer d’emblée dans les descriptions détaillées.

Pour cela, je vous propose d’organiser cette fiche autour de 7 sujets:

• La finalité : la valeur ajoutée de l’étape au regard des objets métier et de la mission;
• Les incontournables : les clés du succès énoncées avec 2 composants : le résultat d’action escompté et le bénéfice correspondant (pour justifier la recommandation);
• Les rôles : selon la matrice RACI en insistant sur le “R” et le “A”;
• Les jalons : les points d’arrêt, de décision ou de synchronisation;
• Les indicateurs : les mesures pour anticiper les dérives;
• Les changements clés : les changements spécifiques par rapport au palier de déploiement précédent, du point de vue organisationnel (nouveaux rôles) et outillage (nouvelles applications du SI);
• Les livrables : surtout dans le cas d’une application de la fiche à une activité, en mettant du relief avec en gras les livrables les plus importants et en maigre ceux qui peuvent être abandonnés en cas d’urgence.

Cette fiche peut être utilisée pour décrire une activité à l’intérieur d’un processus.